Zertifiziertes Qualitätsmanagement gemäß DIN EN ISO 9001:2015

Was bedeutet Zertifizierung? Was ist eine Anwaltskanzlei mit zertifiziertem Qualitätsmanagement gemäß DIN EN ISO 9001:2015?

In einer Rechtsanwaltskanzlei laufen täglich wiederkehrende Tätigkeiten, sogenannte Prozesse, ab. Dazu gehören insbesondere der Posteingang und dessen weitere Verarbeitung und sodann die weitere Aktenbearbeitung bis zur abschließenden Mandatsbeendigung. Diese Abläufe innerhalb der Kanzlei werden standardisiert, um eine gleichbleibend hohe Qualität zu gewährleisten, ohne dabei den individuellen Aspekt des Falles zu vernachlässigen. In einem speziellen Handbuch sind die Arbeitsabläufe festgehalten. Diese internen Prozesse werden regelmäßig von unabhängigen Gesellschaften, beispielsweise der DEKRA oder dem TÜV, anhand der DIN EN ISO 9001 überprüft.

Um was geht es beim Qualitätsmanagement (QM)?

In einer QM-Norm steht generell, welche Anforderungen das Management eines Unternehmens erfüllen muss, um einem bestimmten Standard bei der Umsetzung des Qualitätsmanagements zu entsprechen. Die Norm kann sowohl der internen Information für die Umsetzung innerhalb eines Unternehmens dienen als auch als Nachweis bestimmter Standards gegenüber Dritten. Die Norm DIN EN ISO 9001 verlangt eine ständige Verbesserung innerhalb des Unternehmens. Die zertifizierte Kanzlei hört dem Kunden zu, unterhält ein Beschwerdemanagement und lernt regelmäßig aus den Fehlern. Somit hilft das Qualitätsmanagement, ständig besser zu werden – zum Nutzen der Mandanten.

Aufgrund des Qualitätsmanagements ist beispielsweise geregelt, wie, wann und von wem eingehende Schriftstücke bearbeitet werden; damit wird sichergestellt, dass ein Schreiben nicht irgendwann von irgendwem beantwortet wird, sondern so schnell wie möglich bei dem zuständigen Sachbearbeiter landet, nachdem es der richtigen Akte zugeordnet und eventuelle Fristen vorher notiert wurden.

Ein weiteres Beispiel könnte sein, dass Sie der Kanzlei in einem Fall Ihre Originalunterlagen übergeben; diese verschwinden nicht einfach in Ihrer Akte und werden später archiviert! Vielmehr hat sich eine zertifizierte Kanzlei auf ein Verfahren festgelegt, das garantiert, dass Ihnen Ihre Unterlagen zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgegeben werden, sei es, dass sie sofort kopiert und zurückgegeben oder zurückgeschickt werden, sei es, dass sie vor der Ablage im Archiv der Akte entnommen und an Sie übergeben oder zurückgesandt werden.

Ist eine zertifizierte Rechtsanwaltskanzlei denn etwas Besonderes?

Derzeit sind in Deutschland noch die wenigsten Anwaltskanzleien nach dem internationalen Standard DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert, obwohl sich dieser bei vielen anderen Dienstleistern längst durchgesetzt hat. Insofern ist es schon etwas Besonderes, wenn eine Kanzlei zertifiziert ist. Das Zertifikat ist mithin ein Anhaltspunkt dafür, dass die Kanzlei Qualitätspolitik verfolgt und Abläufe in dieser Kanzlei bestimmten internationalen Standards entsprechen.